1.Общие положения
1.1 Термины и определения
Актуализация документа – приведение информации, отраженной в документе, в соответствие с реальным порядком выполнения действий и утвержденной организационной структурой.
Анализ – установление пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей.
Аннулирование документа – прекращение срока действия документа и изъятие его из обращения.
Документ – утвержденный соответствующим образом объект, носитель информации.
Должностная инструкция – документ, устанавливающий обязанности, права, полномочия и ответственность, задачи должностного лица, состав выполняемых работ.
Заинтересованная сторона – должностное лицо или подразделение, заинтересованное в результатах деятельности того или иного подразделения Компании.
Записи – это документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов.
К записям относятся все подтверждающие документы:
— планы
— протоколы
— отчеты
— результаты исследований / отчеты, жалобы потребителей/
— акты
— журналы
— реестры
— требования
— спецификации
— листы / согласования, рассылки, замечаний, ознакомления/
— электронные записи
— другие заполненные бланки, формуляры, образцы и формы документов.
Изменение – модификация, дополнение или исключение фрагментов документов.
Организационная структура – структура, отражающая распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.
Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.
Подразделение – организационно – оформленная группа сотрудников Компании, имеющая определенные функции, задачи, права и обязанности, внутреннюю структуру и определенную самостоятельность в рамках предоставленных полномочий.
Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность подразделения, определяющий его задачи, функции, права и ответственность , а также взаимодействие с другими подразделениями.
Положение – документ, определяющий методику / принципы/ деятельности, устанавливающий требования к результатам деятельности / управление, предоставление услуг/ или содержанию, оформлению документов.
Рабочая инструкция – документ, содержащий порядок и детализированное описание выполнения какой – либо деятельности конкретным исполнителем на рабочем месте.
Разработка документа – подготовка проекта документа разработчиком и предоставление его на согласование заинтересованным лицам и утверждение документа.
Разработчик документа – сотрудник подразделения, который разрабатывает и оформляет документы в соответствии с требованиями, установленными в Компании.
Регламент— документ, содержащий регулярный порядок или правила какой – либо деятельности, в том числе по дням и /или часам для уравнивания действий нескольких исполнителей на рабочих местах.
Регистрация документа – запись учетных данных документа по установленной форме и присвоение ему цифрового, буквенного или буквенно — цифрового обозначения.
Согласование документа – снятие разногласий по содержанию и виду проекта документа между разработчиком и заинтересованными лицами путем внесения в него изменений и дополнений до проставления визы заинтересованными лицами.
Форма – утвержденный шаблон подтверждающего документа, предназначенный для внесения информации и данных по результатам процесса. Формы могут существовать как в бумажном, так и в электронном виде.
Управление документами – планирование разработки, согласование, утверждение, рассылка, хранение, учет, актуализация и утилизация документов.
Хранение – обеспечение рационального размещения и сохранности документа.
Объект – предмет, явление, процесс или их отдельные стороны, существующие в реальной действительности.
1.2. Документация должна быть:
- Адекватной требованиям нормативных документов (законы, подзаконные акты, внутренние нормативные документы и др.) то есть документация должна соответствовать рекомендациям нормативных документов;
- Содержать только практически выполнимые требования;
- Легко идентифицируемой (должна иметь наименование, условное обозначение);
- Адресной (для определенной области деятельности и адресована конкретным исполнителям);
- Актуализированной (своевременно отражать все изменения, устаревшие документы должны изыматься из всех мест рассылки);
- Понятной всем её пользователям;
- Иметь санкционированный статус ( утверждена и подписана).
2.Оформление документов
- При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск.
Документ имеет юридическую силу при наличии следующих обязательных реквизитов:
1) наименование организации — автора документа (логотип);
2) идентификационный номер;
3) гриф утверждения(если это необходимо для документа данного вида);
гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа, включает в себя:
— УТВЕРЖДАЮ;
— должность, подпись, расшифровка лица, утверждающего документ;
— дата утверждения.
4) дата;
5) заголовок к тексту;
6) текст;
7) гриф согласования (если это необходимо для документа данного вида);
гриф согласования включает в себя:
— СОГЛАСОВАНО;
— должность, подпись, расшифровка лица, с которым согласован документ;
— дата согласования.
8) подпись;
9) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Порядок оформления отдельных видов документов определен в Приложении № 1.
2.1 Приказ – важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. Приказы делятся на:
— приказы по основной деятельности (приказы по организации работы коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам);
— приказы по личному составу (приказы, регулирующие прием (ф Т-1), увольнение работников (ф Т-8), продвижение по службе (ф Т-5), предоставление отпуска (ф Т-6), направление в командировку, присвоение категорий, разрядов, дисциплинарные взыскания, совмещение должностей, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника).
- Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие издать данный приказ. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек, печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
- Подписанный Генеральным директором приказ регистрируется Помощником в Журнале регистрации приказов и распоряжений, ему присваивается идентификационный номер (нумерация может осуществляться как в электронном виде, так и рукописным способом) и ставится дата регистрации, после чего приказ доводится до сведения лиц в части их касающейся. С утвержденного приказа помощником (при необходимости) делаются копии и рассылаются заинтересованным лицам для исполнения.
- Ответственность за оформление, регистрацию, ознакомление и хранение всех приказов несет Помощник.
- За исполнением приказа на определенных сотрудников (указанных Генеральным директором) возлагается контроль с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
В случае, если определен точный срок исполнения, то он указывается в приказе; если точный срок исполнения не указан, то поручение исполняется в течение одного месяца после его получения; если на приказе стоит виза «срочно», то поручение исполняется в течение трех рабочих дней.
2.2 Распоряжение – правовой акт, издается директорами по направлениям, главным инженером и при необходимости утверждается Генеральным директором Компании.
Распоряжение составляется аналогично приказам, только в распорядительной части допускается использование слов: «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»
Распоряжения составляются в основном по вопросам:
— информационно-методического характера;
— повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;
— связанных с организацией деятельности подразделений и т.д.
Распоряжения регистрируются секретарями в Журнале регистрации приказов и распоряжений .
2.3 Служебная записка. Объяснительная
Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении
- § Служебная записка содержит следующие реквизиты:
— наименование структурного подразделения (автор записки);
— число, месяц, год, регистрационный номер служебной записки;
— должность, подразделение, И.О. Фамилия адресата (в дательном падеже);
— наименование вида документа (Служебная записка);
— текст;
— должность отправителя;
— место подписи;
— число, месяц, год подписания.
- § Текст служебной записки, в котором излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, состоит из двух частей:
— в первой указываются причины, послужившие основанием для составления («В связи…», «В целях…», «Для…» и т.д.);
— во второй – излагают цель, предложения, просьбу, сообщение и т.д. («Прошу…», «Подтверждаю…» и т.д.).
Служебные записки регистрируются секретарями в Журнале регистрации внутренней документации. Ответственность за регистрацию, доведение до адресата, хранение несут секретари.
Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины и т.д., то есть объяснение того или иного факта.
Объяснительные, как и служебные записки, регистрируются секретарями в Журнале регистрации внутренней документации.
2.4 Письмо – (синонимы: служебное письмо, деловое письмо) во множественном числе – деловая корреспонденция) – общепринятое название справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач управления. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов Компании.
По содержанию и назначению письмо может быть:
— гарантийное (дающее гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.д.);
— информационное (содержащее полезную информацию для адресата, а также способы напоминания, предложения и т.д.);
— рекламное;
— коммерческое предложение (содержащее конкретное предложение по заключению сделок);
— письмо-запрос, письмо — заявка, письмо — приглашение, письмо- просьба;
-сопроводительное (которое прилагается к определенным документам, с целью подтверждения в дальнейшем факт их передачи);
Письма регистрируются в Журнале регистрации исходящей и входящей корреспонденции.
Ответственность за оформление, регистрацию, подписание и хранение писем несут секретари.
2.5 Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом) поставленных вопросов и принятых решений.
- § В состав реквизитов протокола входят:
— название вида документа (ПРОТОКОЛ);
— дата и номер протокола;
— гриф утверждения (если протокол утверждается);
— заголовок (наименование коллегиального органа и форма проводимого заседания);
— текст;
— подписи;
— председатель;
— секретарь.
- § Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.
Протоколы (по основной деятельности и общего собрания учредителей) регистрируются секретарем в Журнале регистрации внутренней документации.
Ответственность за оформление, регистрацию, хранение протоколов несет секретарь.
2.6 Заявление на имя Генерального директора Компании оформляется на фирменном бланке. Текст заявления заполняется собственноручно с указанием Ф.И.О. полностью, даты написания и подписи.
Ответственность за доведение заявления до руководителей Компании, хранение, несут помощник и секретари. Заявление не регистрируется.
2.7 Акт– документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленный факт, событие или действие. Актом фиксируется результат ревизии, инвентаризации, приема-передачи или списания материальных ценностей, вскрытия и осмотра помещения и т.д.
В работе используются также:
— бухгалтерский акт (разрабатывается согласно законодательно утвержденных
унифицированных форм);
— финансовый акт, применяется при сдаче-приемке выполненных работ, оказанных услуг.
— акт проверок, ревизий, приемки-передачи документов (материальных ценностей).
Акт состоит из двух частей – вводной и констатирующей.
Во вводной части указываются:
— наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия;
— номер и дата документа;
— ссылка на документ, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта;
— состав комиссии – Председатель и ее члены.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты.
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных сторон. Сведения о количестве экземпляров Акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к Акту.
Акты регистрируются секретарем в Журнале регистрации внутренней документации.
3. Формирование дел
Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:
— оперативности поиска документов;
— надежности документационного обслуживания управления;
— сохранности документов.
В дело подшивают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, по одному вопросу, имеющие один срок хранения, одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет, например, личные дела работников).
На каждой обложке (папке) помещается заголовок-этикетка типа «Приказы по личному составу за 2009 год». Наименования всех, находящихся в работе дел, вписывают в систематизированный перечень. На каждый документ указывается срок хранения.
4. Структура документации и номенклатура дел:
.
4.1 Вся документация Компании подразделяется на :
- Учредительная;
- Организационно — распорядительная ;
- Нормативно-правовая;
- Проектная;
- Техническая;
- Справочно-информационная;
- Кадровая ;
- Финансовая;
- Договорная;
Вся документация разработана с использованием текстового, графического описания, а также представления информации в виде схем и таблиц.
Загрузка...