РЕГЛАМЕНТ Документооборота между бухгалтерией головного офиса и региональными подразделениями компании.

I. В БУХГАЛТЕРИЮ ИЗ РЕГИОНАЛЬНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

 

1.Счета  для оплаты от поставщиков услуг и ТМЦ  передаются по электронной почте на адрес    info@avtokart-neft.ru  или по факсу после детальной проверки руководителем регионального подразделения . Контроль за оплатой счетов возлагается на руководителя регионального подразделения. Оплата за оказанные услуги и поставленные товары в региональное подразделение  осуществляется только по безналичному расчету после согласования с генеральным директором  счета  на оплату.

2. По  всем поставкам ТМЦ и оказанным  услугам должны быть договора  с приложенными копиями уставных документов , свидетельств о постановке на налоговый учет и регистрации , выписок из ЕГРЮЛ    .

Оригиналы счетов-фактур, счетов, актов ,накладных и договоров с приложениями  от поставщиков услуг и ТМЦ  руководитель регионального подразделения  должен передать    в бухгалтерию головного офиса до седьмого числа  месяца , следующего за месяцем , в котором были оформлены вышеуказанные документы с описью с таким расчетом , чтобы документы уже были в бухгалтерии до вышеуказанной даты. Акты по выполненным работам и оказанным услугам за месяц должны быть от последнего числа отчетного месяца.

 Обратить внимание на оформление документов :

А)должен быть правильно указан юридический адрес ООО «Авто Карт нефть», ИНН и КПП ,

Б) в случае авансового платежа в счет-фактуре обязательно должна быть заполнена строка к платежно-расчетному документу,

В) в ТОРГ-12 должны стоять подписи и расшифровки подписей в строках отпуск разрешил, главный бухгалтер , отпуск груза произвел , груз принял, груз получил , печать поставщика и получателя  .В акте должны стоять подписи Исполнителя и заказчика, а также печати. В счет-фактуре подписи руководителя и главного бухгалтера.

Г. В счет-фактуре помимо полного наименования поставщика должно быть и сокращенное наименование.

3.   ТОРГ-12 и доверенности от покупателей   руководитель регионального подразделения передает в бухгалтерию головного офиса до 25 числа месяца , следующего за отчетным с описью.

Обратить внимание на оформление документов:

А) В ТОРГ-12  должны стоять подписи груз принял, груз получил , расшифровки подписей и должности лиц ,подписавших ее . Если подписывает руководитель предприятия , то на ТОРГ-12 ставится печать . Если подписывает иное уполномоченное лицо компании , то обязательна доверенность и в ТОРГ-12 заполнение строки по доверенности №  от   числа, выданной кем, кому. Покупатель должен ставить  дату  , соответствующую  дате выдачи  ТОРГ-12.

Б) При оформлении доверенности обратить внимание на дату действия доверенности ( должна быть с первое по последнее число месяца в котором осуществлялись заправки отчетного месяца), должны стоять подписи лица , получившего доверенность, соответствующей подписи в ТОРГ-12 ; подпись руководителя организации и главного бухгалтера с расшифровками. В табличной части в столбце  материальные ценности указывается номенклатура , в столбце  единица измерения –литраж , в столбце количество -прописью количество литров.

4. Ежедневно руководитель регионального подразделения пересылает по электронной почте  на адрес  KRACNOCTANOVA@BK.RU  оформленные ПКО отдельно по всем контрагентам с учетом секции пробитого кассового чека, не нумеруя его, а также копию Z-отчета. По каждой сумме пробитых чеков высылается информация в произвольной форме о количестве и номенклатуре  реализованного товара и наименовании контрагента.

5. Оригиналы  Z-отчетов и ксерокопии листов  журнала кассира-операциониста высылаются в бухгалтерию головного офиса ежемесячно до 10 числа месяца , следующего за отчетным вместе с квитанциями банка о сдаче наличных денежных средств. При сдаче наличных денежных средств в банк в течении 1 рабочего дня в бухгалтерию головного офиса по электронной почте KRACNOCTANOVA@BK.RU высылаются скан-копии квитанций .

6. Ежемесячно руководитель регионального подразделения составляет таблицу по расчету  прибыли и в срок до 15 числа месяца , следующего за отчетным высылает в бухгалтерию головного офиса на электронную почту KRACNOCTANOVA@BK.RU или KLEVERMAR@MAIL.RU .

7. Ежедекадно руководитель регионального подразделения составляет список действующих договоров и контрактов и передает по электронной почте по адресу KRACNOCTANOVA@BK.RU  в бухгалтерию головного офиса.

II. ИЗ БУХГАЛТЕРИИ В РЕГИОНАЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

1. Сформированные счета-фактуры и ТОРГ-12 передаются в региональные  подразделения  по электронной почте в формате PDF. Руководитель регионального подразделения подписывает эти  документы , ставит круглую  печать и штампик с надписью по доверенности № и число. Затем  передает покупателю.

2. Текущие счета для покупателей формируются бухгалтерией головного офиса на основании письменной просьбы , переданной по электронной почте на адрес  : KRACNOCTANOVA@BK.RU c четким изложением суммы и причины выставления счета. Сформированный счет передается аналогично  счетам-фактурам и ТОРГ-12 по электронной почте в региональное подразделение. Также подписывается и передается покупателю.

3. Еженедельно региональный представитель получает список дебиторской   задолженности по покупателям своего региона (  контракты и договора) на электронную почту от бухгалтерии головного офиса. На основании этого он контролирует  погашение задолженности и  составляет отчет о планируемых датах и суммах погашения долга. В случае неплатежеспособности должника  руководитель регионального офиса информирует  об этом  генерального директора компании.

III.

1. Лимит остатка операционной  кассы подразделения  не должен превышать лимита установленного для каждого регионального подразделения главным бухгалтером компании.

2.  Денежные средства в подотчет сотрудникам регионального подразделения выдаются  только по письменному распоряжению главного бухгалтера и (или) генерального директора компании.

 

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector