Составление деловых писем

Служебные документы являются источником и носителем информации. Они должны составляться в соответствии с ГОСТ Р6-30-97 « Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

При составлении служебных документов следует точно и последовательно излагать факты и события, давать объективные оценки, делать конкретные предложения.

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо.

Можно выделить следующие этапы подготовки и составлении писем:

— Изучение существа вопроса.

— Подготовка и написание проэкта текста письма.

— Согласование проэкта письма.

— Подписание руководителем.

— Регистрация.

— Отправка.

Существует несколько видов деловых писем:

Сопроводительные письма: составляются, когда необходимо выслать или передать некоторую документацию или материальные ценности в стороннюю организацию.

 Структура сопроводительного письма:

  1. Сообщение о высылаемом материале;
  2. Уточняющие сведения.

Значение сопроводительных писем состоит не только в содержании дополнительной информации по прилагаемым документам, но и в возможности контроля за движением материальных ценностей. При отправлении письму присваивается исходящий номер и указывается дата отправления, а при поступлении его к адресату отмечается входящий номер и дата получения.

Письмо-просьба

Содержанием письма-просьбы является краткое изложение какой-либо просьбы. При этом автор должен уважительно показать что он заинтересован в быстром выполнении просьбы, заранее выражает благодарность и предлагает дальнейшее сотрудничество.

Структура письма просьбы:

1.Изложение причины, побудившей обратится с просьбой.

2. Изложение просьбы.

3. Ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена.

4. Готовность к дальнейшему сотрудничеству.

В ряде случаев не представляется возможным дать положительный ответ на письмо-просьбу. В этом случае отказ не должен быть сформулирован категорично, чтобы сохранить партнерские отношения. Отказ или отклонение предложения следует сформулировать обоснованно и убедительно.

Структура письма-ответа:

  1. Повторение письма-просьбы.
  2. Причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или предложение не может быть принято.
  3. Констатация отказа или отклонения предложения.

Если необходимо получить от сторонней организации уточнения по выполнению обязательств или другие сведения, то в ее адрес направляется письмо-запрос.

Структура служебного письма-запроса.

1.Обоснование актуальности запроса.

2.Содержание запроса.

3.Ожидаемый результат.

Письма-приглашения

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector