Служебные документы являются источником и носителем информации. Они должны составляться в соответствии с ГОСТ Р6-30-97 « Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
При составлении служебных документов следует точно и последовательно излагать факты и события, давать объективные оценки, делать конкретные предложения.
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо.
Можно выделить следующие этапы подготовки и составлении писем:
— Изучение существа вопроса.
— Подготовка и написание проэкта текста письма.
— Согласование проэкта письма.
— Подписание руководителем.
— Регистрация.
— Отправка.
Существует несколько видов деловых писем:
Сопроводительные письма: составляются, когда необходимо выслать или передать некоторую документацию или материальные ценности в стороннюю организацию.
Структура сопроводительного письма:
- Сообщение о высылаемом материале;
- Уточняющие сведения.
Значение сопроводительных писем состоит не только в содержании дополнительной информации по прилагаемым документам, но и в возможности контроля за движением материальных ценностей. При отправлении письму присваивается исходящий номер и указывается дата отправления, а при поступлении его к адресату отмечается входящий номер и дата получения.
Письмо-просьба
Содержанием письма-просьбы является краткое изложение какой-либо просьбы. При этом автор должен уважительно показать что он заинтересован в быстром выполнении просьбы, заранее выражает благодарность и предлагает дальнейшее сотрудничество.
Структура письма просьбы:
1.Изложение причины, побудившей обратится с просьбой.
2. Изложение просьбы.
3. Ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена.
4. Готовность к дальнейшему сотрудничеству.
В ряде случаев не представляется возможным дать положительный ответ на письмо-просьбу. В этом случае отказ не должен быть сформулирован категорично, чтобы сохранить партнерские отношения. Отказ или отклонение предложения следует сформулировать обоснованно и убедительно.
Структура письма-ответа:
- Повторение письма-просьбы.
- Причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или предложение не может быть принято.
- Констатация отказа или отклонения предложения.
Если необходимо получить от сторонней организации уточнения по выполнению обязательств или другие сведения, то в ее адрес направляется письмо-запрос.
Структура служебного письма-запроса.
1.Обоснование актуальности запроса.
2.Содержание запроса.
3.Ожидаемый результат.
Письма-приглашения
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.
Загрузка...