ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству

1.Общие положения

1.1 Термины и определения

              Актуализация документа – приведение информации, отраженной в документе, в соответствие с реальным порядком выполнения действий и утвержденной организационной структурой.

           Анализ – установление пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта  для достижения установленных целей.

                   Аннулирование документа – прекращение срока действия документа и изъятие его из обращения.

                   Документ – утвержденный соответствующим образом объект, носитель информации.

                   Должностная инструкция – документ, устанавливающий обязанности, права, полномочия и ответственность, задачи должностного лица, состав выполняемых работ.

                   Заинтересованная сторона – должностное лицо или подразделение, заинтересованное в результатах деятельности того или иного подразделения Компании.

                   Записи – это документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов.

                   К записям относятся все подтверждающие документы:

   — планы

   — протоколы

   — отчеты

   — результаты исследований / отчеты, жалобы потребителей/

   — акты

   — журналы

   — реестры

   — требования

   — спецификации

   — листы / согласования, рассылки, замечаний, ознакомления/

   — электронные записи

   — другие заполненные бланки, формуляры, образцы и формы документов.

   Изменение – модификация, дополнение или исключение фрагментов документов.

                     Организационная структура – структура, отражающая распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.

                    Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.

                    Подразделение – организационно – оформленная группа сотрудников Компании, имеющая определенные функции, задачи, права и обязанности, внутреннюю структуру и определенную самостоятельность в рамках предоставленных полномочий.

                     Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность подразделения, определяющий его задачи, функции, права и ответственность , а также взаимодействие с другими подразделениями.

                    Положение – документ, определяющий методику / принципы/ деятельности, устанавливающий требования к результатам деятельности / управление, предоставление услуг/ или содержанию, оформлению документов.

                   Рабочая инструкция – документ, содержащий порядок и детализированное описание выполнения какой – либо деятельности конкретным исполнителем на рабочем месте.

                   Разработка документа – подготовка проекта документа разработчиком и предоставление его на согласование заинтересованным лицам и утверждение документа.

                  Разработчик документа – сотрудник подразделения, который разрабатывает и оформляет документы  в соответствии с требованиями, установленными в Компании.

                 Регламент— документ, содержащий регулярный порядок или правила какой – либо деятельности, в том числе по дням и /или часам для  уравнивания действий нескольких  исполнителей на рабочих местах.

                 Регистрация документа – запись учетных данных документа по установленной форме и присвоение ему цифрового, буквенного или буквенно — цифрового обозначения.

                Согласование документа – снятие разногласий по содержанию и виду проекта документа между разработчиком и заинтересованными лицами путем внесения в него изменений и дополнений до проставления визы заинтересованными лицами.

                Форма – утвержденный шаблон подтверждающего документа, предназначенный для внесения информации и данных по результатам процесса. Формы могут существовать как в бумажном, так и в электронном виде.

                Управление документами – планирование разработки, согласование, утверждение, рассылка, хранение, учет,  актуализация и утилизация документов.

                Хранение – обеспечение рационального размещения и сохранности документа.

                Объект – предмет, явление, процесс или их отдельные стороны, существующие в реальной действительности.

     1.2. Документация должна быть:

•  Адекватной требованиям нормативных документов (законы, подзаконные акты, внутренние нормативные документы и др.) то есть документация должна соответствовать рекомендациям нормативных документов;
• Содержать только практически выполнимые требования;
• Легко идентифицируемой (должна иметь наименование, условное обозначение);
• Адресной (для определенной области деятельности и адресована конкретным исполнителям);
• Актуализированной (своевременно отражать все изменения, устаревшие документы должны изыматься из всех мест рассылки);
• Понятной всем её пользователям;
• Иметь санкционированный статус ( утверждена и подписана).

2.Оформление документов

• При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

     Документ имеет юридическую силу при наличии следующих обязательных реквизитов:

1)      наименование организации — автора документа (логотип);

2)      идентификационный номер;

3)      гриф утверждения(если это необходимо для документа данного вида);

гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа, включает в себя:

— УТВЕРЖДАЮ;

— должность, подпись, расшифровка лица, утверждающего документ;

— дата утверждения.

4)      дата;

5)      заголовок к тексту;

6)      текст;

7)      гриф согласования (если это необходимо для документа данного вида);

гриф согласования включает в себя:

— СОГЛАСОВАНО;

— должность, подпись, расшифровка лица, с которым согласован документ;

— дата согласования.

8)      подпись;

9)      отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Порядок оформления отдельных видов  документов определен в Приложении № 1.

2.1 Приказ  – важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. Приказы делятся на:

       — приказы по основной деятельности (приказы по организации работы коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам);

       — приказы по личному составу (приказы, регулирующие прием (ф Т-1), увольнение работников (ф Т-8), продвижение по службе (ф Т-5), предоставление отпуска (ф Т-6), направление в командировку, присвоение категорий, разрядов,  дисциплинарные взыскания, совмещение должностей, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника).

• Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие издать данный приказ. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек, печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

• Подписанный Генеральным директором приказ регистрируется Помощником   в Журнале регистрации приказов и распоряжений, ему присваивается идентификационный номер (нумерация может осуществляться как в электронном виде, так и рукописным способом) и ставится дата регистрации,  после чего приказ доводится до сведения лиц в части их касающейся. С утвержденного приказа помощником (при необходимости) делаются копии и рассылаются заинтересованным лицам для исполнения.
• Ответственность за оформление, регистрацию, ознакомление и хранение всех приказов несет  Помощник.
• За исполнением приказа на определенных сотрудников (указанных Генеральным директором) возлагается  контроль с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

      В случае, если определен точный срок исполнения, то он указывается в приказе; если точный срок исполнения не указан, то поручение исполняется в течение одного месяца после его получения; если на приказе стоит виза «срочно», то поручение исполняется в течение трех рабочих дней.

2.2 Распоряжение   – правовой акт, издается  директорами  по направлениям, главным инженером  и при необходимости утверждается Генеральным директором Компании.

Распоряжение составляется аналогично приказам, только в распорядительной части допускается использование слов: «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»

            Распоряжения составляются в основном по вопросам:

— информационно-методического характера;

— повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

— связанных с организацией деятельности подразделений и т.д.

Распоряжения регистрируются  секретарями в Журнале регистрации приказов и распоряжений .

      2.3 Служебная записка. Объяснительная

           Служебная записка  – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении

• § Служебная записка содержит следующие реквизиты:

— наименование структурного подразделения (автор записки);

— число, месяц, год, регистрационный номер служебной записки;

— должность, подразделение, И.О. Фамилия адресата (в дательном падеже);

— наименование вида документа (Служебная записка);

— текст;

— должность отправителя;

— место подписи;

— число, месяц, год подписания.

• § Текст служебной записки, в котором излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, состоит из двух частей:

    — в первой указываются причины, послужившие основанием для составления («В связи…», «В целях…», «Для…» и т.д.);

    — во второй – излагают цель, предложения, просьбу, сообщение и т.д. («Прошу…», «Подтверждаю…» и т.д.).

             Служебные записки регистрируются секретарями в Журнале регистрации внутренней документации. Ответственность за регистрацию, доведение до адресата, хранение несут секретари.

             Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины и т.д., то есть объяснение того или иного факта.

Объяснительные, как и служебные записки, регистрируются секретарями в          Журнале регистрации внутренней документации.

       2.4  Письмо – (синонимы: служебное письмо, деловое письмо)  во множественном числе – деловая корреспонденция) – общепринятое название справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач  управления. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов Компании.

    По содержанию и назначению письмо может быть:

— гарантийное (дающее гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.д.);

— информационное (содержащее полезную информацию для адресата, а также способы напоминания, предложения и т.д.);

— рекламное;

— коммерческое предложение (содержащее конкретное предложение по заключению сделок);

— письмо-запрос, письмо — заявка, письмо — приглашение, письмо- просьба;

-сопроводительное (которое прилагается к определенным документам, с целью подтверждения в дальнейшем факт их передачи);

    Письма регистрируются в Журнале регистрации исходящей и входящей корреспонденции.

    Ответственность за оформление, регистрацию, подписание и хранение писем несут секретари.

       2.5 Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом) поставленных вопросов и принятых решений.

• § В состав реквизитов протокола входят:

— название вида документа (ПРОТОКОЛ);

— дата и номер протокола;

— гриф утверждения (если протокол утверждается);

— заголовок (наименование коллегиального органа и форма проводимого заседания);

— текст;

— подписи;

— председатель;

— секретарь.

• § Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

        Протоколы (по основной деятельности и общего собрания учредителей) регистрируются секретарем  в Журнале регистрации внутренней документации.

        Ответственность за оформление, регистрацию, хранение протоколов несет секретарь.

    2.6 Заявление   на имя Генерального директора Компании оформляется на фирменном бланке. Текст заявления  заполняется собственноручно с указанием Ф.И.О. полностью, даты написания и подписи.

            Ответственность за доведение заявления до руководителей Компании, хранение, несут помощник и секретари. Заявление не регистрируется.

     2.7 Акт– документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленный факт, событие или действие. Актом фиксируется результат ревизии, инвентаризации, приема-передачи или списания материальных ценностей, вскрытия и  осмотра помещения  и т.д.

              В работе используются также:

— бухгалтерский акт (разрабатывается согласно законодательно утвержденных

   унифицированных форм);

 — финансовый акт, применяется при сдаче-приемке выполненных работ, оказанных услуг.

 — акт проверок, ревизий, приемки-передачи документов (материальных ценностей).

        Акт  состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

   Во вводной части указываются:

— наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия;

— номер и дата документа;

— ссылка на документ, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта;

— состав комиссии – Председатель и ее члены.

              В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты.

              Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных сторон. Сведения о количестве экземпляров Акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к Акту.

           Акты регистрируются  секретарем в Журнале регистрации внутренней документации.

3. Формирование дел

      Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

      Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

      Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:

       — оперативности поиска документов;

       — надежности документационного обслуживания управления;

       — сохранности документов.

        В дело подшивают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, по одному вопросу, имеющие один срок хранения, одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет, например, личные дела работников).

       На каждой обложке (папке) помещается заголовок-этикетка типа «Приказы по личному составу за 2009 год». Наименования всех, находящихся в работе дел, вписывают в систематизированный перечень. На каждый документ указывается срок хранения.

4. Структура документации и номенклатура дел:

    .           

4.1 Вся документация  Компании подразделяется на :

• Учредительная;
• Организационно — распорядительная ;
• Нормативно-правовая;
• Проектная;
• Техническая;
• Справочно-информационная;
• Кадровая ;
• Финансовая;
• Договорная;

         Вся документация разработана с использованием текстового, графического описания, а также представления информации в виде схем и таблиц.