Общие положения
Данное положение определяет единый порядок приобретения товарно- материальных ценностей; доставки на склад , получения качественных услуг, необходимых для выполнения основной деятельности ООО «Сибгеопроект» (далее по тексту- «Компания»).
Действие положения распространяется на всех сотрудников ООО «Сибгеопроект», которые по роду своей деятельности занимаются вопросами закупок.
В Положении используются следующие Понятия и сокращения:
Результативность – степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.
| РИ | — рабочая инструкция |
| ТМЦ | — товарно — материальные ценности |
| ОМТС | — отдел материально-технического снабжения |
2. Определение потребности, составление заявки и согласование
Основными документами при определении потребности в материалах, оборудовании, других товарно- материальных ценностях , услугах, необходимых для реализации целей Компании, являются различные виды Планов — стратегические (развития), работы на год, месяц и Финансовый план (бюджет) на месяц.
Заявка – Служебная записка за подписью Директора направления, Главного инженера или руководителя самостоятельного подразделения, направляется заместителю генерального директора по общим вопросам до 25 числа каждого месяца.
При положительном рассмотрении заявки на приобретение ТМЦ, менеджер ОМТС составляет План закупок на месяц (Приложение №1), который утверждается Генеральным директором Компании.
Рекомендуется устным или письменным распоряжением в подчиненной структуре назначить лицо, ответственное за сбор, формирование и своевременную подачу заявки.
3. Выбор и согласование поставщика
Основное требование при оценке и выборе поставщика – вся поставляемая продукция и услуги должны быть качественными.
Критериями оценки поставщиков являются:
— ассортимент продукции ;
— цена единицы продукции;
— сроки поставки;
— условия оплаты.
При наличии нескольких Поставщиков, удовлетворяющих данным критериям, окончательный выбор осуществляется совещательным способом.
В Компании создан и ведется Реестр поставщиков (Приложение №2 ), который предусматривает:
— деление всех поставщиков на несколько групп по типу продукции и видам услуг;
— предусмотрен их мониторинг
Реестр ведется в электронном виде. Ответственным за ведение реестра является заместитель генерального директора по общим вопросам.
4. Заключение договора и/или получение счета
Если процесс закупок требует заключения договора, в своей деятельности необходимо руководствоваться положением «Работа с договорами, дополнительными соглашениями к договорам и протоколами разногласий».
Приобретение ТМЦ осуществляется как за наличный расчет, так и безналичным способом.
При получении товарного кредита составляется Гарантийное письмо, которое считается оформленным при наличии подписей Генерального директора, главного бухгалтера и оттиска основной печати Компании.
5. Получение ТМЦ и услуг. Входной контроль качества товара и услуг.
При безналичном расчете:
— составить Служебную записку с приложением счета на оплату ( допускается использование счетов, полученных по факсимильной или электронной связи);
— получить письменное разрешение Генерального директора или уполномоченного им лица,
— передать документы в бухгалтерию для перечисления денежных средств;
— оформить, при необходимости, в бухгалтерии доверенность / форма № 71а /,
— получить ТМЦ и сдать на склад,
— сдать в бухгалтерию: счет-фактуру и товарную накладную с отметкой менеджера ОМТС о приемке товарно- материальных ценностей.
При наличном расчете:
— составить Служебную записку и получить разрешение Генерального директора или уполномоченного им лица на получение денежных средств;
— получить в бухгалтерии деньги в под отчет;
— приобрести ТМЦ, оформив копию кассового чека;
— сдать ТМЦ на склад;
— оформить авансовый отчет / форма АО – 1/ и сдать в бухгалтерию.
При осуществлении входного контроля качества ТМЦ необходимо:
— проверить соответствие полученного товара или услуг условиям договора / спецификации, количеству, состоянию упаковки и ее маркировки, соблюдение условий транспортировки, наличие сертификата, сопроводительных документов и т.д./;
— проверить исправность оборудования, в том числе на месте у поставщика;
— провести визуальный контроль качества приобретаемого товара;
В случае обнаружения несоответствий установленным требованиям к качеству товара или предоставленных услуг провести их устранение на месте, при отсутствии такой возможности /например, территориальная отдаленность поставщика/ руководствоваться Инструкциями П-6, П- 7 .
6. Сдача товарно – материальных ценностей на склад. Утверждение Акта выполненных работ. Составление отчета
Порядок оформления сдачи ТМЦ на склад, учет, хранение и выдача со склада производится в соответствии с РИ «Ведение складского хозяйства в Компании».
Результаты выполнения плана по закупкам оформляются Отчетом в свободной форме.
Акт выполненных работ составляется / визируется Директорами или руководителями подразделений, утверждается Генеральным директором или уполномоченным им лицом после надлежащего и качественного исполнения договорных обязательств со стороны Заказчика / Поставщика.
Подлинник Акта выполненных работ хранится в бухгалтерии.
7. Результативность процесса
Своевременное получение и наличие в Компании основных видов сырья, материалов, оборудования и услуг, отвечающим установленным требованиям качества.
Загрузка...